Adjointe administrative

Sous la supervision du directeur des usines de Mont-Laurier et de Ferme-Neuve, l’adjointe administrative supporte le directeur de l’usine sur le plan administratif et clérical et fournit également un support à la direction des ressources humaines.

SERVICE CLIENTÈLE

• Assure l’accueil et la réception des visiteurs à l’usine de Mont-Laurier;
• Réponds aux appels téléphoniques.

ADMINISTRATION

• Effectue l’inventaire et les commandes de fournitures de bureau;
• Traite et achemine le courrier, les courriels et les colis acheminés aux bureaux administratifs et à Poste Canada;
• Achemine et traite les courriels provenant d’INFO FOREX;
• Organise la tenue de diverses rencontres, réunions tenues par l’entreprise (réservation salles, hôtel,etc.);
• Effectue certaines commissions pour l’administration.
• Compile et distribue les divers rapports de production au personnel concerné;
• Compile les données des ventes de sous-produits pour toutes les usines;
• Vérifie que tous les paiements de sous-produits ont été effectués par les clients;
• Responsable de la conformité ainsi que des paiements des immatriculations des différents véhicules de l’entreprise avec la SAQ;
• Entre dans le système comptable (SAGE) les réceptions de pièces pour la 2^e transformation et la foresterie;
• Achemine et classe les sommaires des requêtes de bois rond aux fournisseurs, comptes payables et au contrôleur;
• Achemine et classe les factures à payer de la foresterie pour le siège social et s’assure qu’elles soient signées et codées;
• • Poste les communications des travaux forestiers aux tiers impliqués,
  • Monte les dossiers papiers des chantiers de la foresterie,
  • Classe et tient les contrats relier aux achats de bois, à la foresterie et au MFFP
  • Est responsable de la gestion du système ADT;

   

  RESSOURCES HUMAINES

  • Achemine et traite les courriels provenant de rh.ml;
  • Effectue l’ouverture et la fermeture des dossiers d’employé;
  • Assure le suivi des périodes de probation;
  • Mets à jour les dossiers d’absences, retards, valide la liste d’ancienneté;
  • Imprime et distribue les bulletins de paie;
  • Prépare les comptes de dépenses;
  • Effectue la mise à jour des autorisations d’achat dans ADP.

   

  Toute autre tâche connexe.

• Diplôme d’études professionnelles (D.E.P.) ou diplôme d’études collégial (DEC) en administration;
• Démontrer un bon esprit d’équipe ainsi qu’une attitude positive;
• Être débrouillard, consciencieux et fiable;
• Faire preuve de polyvalence;
• Avoir une bonne attitude générale.

Le genre masculin est utilisé dans le présent texte, comme genre neutre. L’emploi du genre masculin a pour but d’alléger le texte et d’en faciliter la lecture.